Fel y Dirprwy Reolwr Gweithrediadau, byddwch wrth galon ein gweithrediadau, yn gweithio’n agos gyda’r Rheolwr Gweithrediadau i sicrhau bod ein canolfan gelfyddydau a’n sinema yn rhedeg yn ddidrafferth bob dydd. Byddwch yn chwarae rhan hanfodol wrth lunio profiad yr ymwelydd tra’n arwain ein hadran Blaen y Tŷ er mwyn darparu gwasanaethau cwsmeriaid eithriadol ar draws ein rhaglen brysur o ddigwyddiadau yn fewnol yn y Mwldan, ac yn ôl yr angen er mwyn cyflwyno ein digwyddiadau allanol a'n gŵyl Lleisiau Eraill flynyddol yn Aberteifi.
Mae’r Dirprwy Reolwr Gweithrediadau yn gweithio o dan gyfarwyddyd y Rheolwr Gweithrediadau, gan ei chefnogi o ddydd i ddydd ac yn goruchwylio’r adran yn ei habsenoldeb. Bydd y Dirprwy Reolwr Gweithrediadau yn gyfrifol am reoli pob agwedd ar yr adran Blaen y Tŷ, staff, gwerthiannau a gweithrediadau er mwyn darparu gwasanaethau cwsmeriaid o’r ansawdd uchaf, mewn modd sydd bob amser yn ddigynnwrf, yn broffesiynol, yn gyfeillgar ac yn galonogol.
Y cyflog ar gyfer y swydd hon yw £29,785 gan godi i £31,286 ar ôl cwblhau cyfnod prawf o 6 mis yn llwyddiannus.
Amdan y Mwldan:
Sinema a chanolfan y celfyddydau perfformio byw, llawn bywyd, yw’r Mwldan, wedi’i lleoli yn Aberteifi, Gorllewin Cymru. Rydym wedi bod yn gwasanaethu ein cymuned ers 1983.
Rydym wedi ymrwymo’n angerddol i ddarparu profiadau rhagorol a gwella gwead diwylliannol ein cymuned, gan ysbrydoli ac ymgysylltu ein cynulleidfaoedd â rhaglen gyffrous trwy gydol y flwyddyn o ffilmiau, theatr, comedi, digwyddiadau a chynyrchiadau cerddoriaeth, a gŵyl Lleisiau Eraill Aberteifi. Dathlwn y byd-eang a lleol, gan weithredu mewn cymuned ddwyieithog.
Ynglŷn â’r Rôl a’r Cyfrifoldebau:
Cyfrifoldebau cyffredinol:
- Cefnogi'r Rheolwr Gweithrediadau mewn cymryd cyfrifoldeb o ddydd i ddydd am weithdrefnau gweithredu safonol a gweithio diogel, gan sicrhau diogelwch a lles holl ddefnyddwyr yr adeilad.
- Monitro a chynnal cyfleusterau, gan sicrhau amgylchedd diogel, croesawgar, wedi'i gynnal a'i gadw'n dda ar gyfer ymwelwyr a staff ar draws holl feysydd grŵp Mwldan.
- Rheoli a goruchwylio'r ganolfan, ei digwyddiadau, a'r holl staff a gwirfoddolwyr ar bob adeg pan ar ddyletswydd, ac yn absenoldeb y rheolwr priodol (hynny yw, y tu allan i oriau swyddfa arferol).
- Sicrhau diogelwch y ganolfan bob amser pan ar ddyletswydd a rhoi systemau a mesurau diogelwch y ganolfan ar waith a’u goruchwylio.
- Cefnogi'r Rheolwr Gweithrediadau i arfer y gwerthoedd uchaf o ran ansawdd a chysondeb ar draws holl gyfathrebiadau allanol a mewnol y cwmni, gan ysgogi ac ysbrydoli'r tîm blaen y tŷ, a hybu safonau rhagorol o ran gofal cwsmeriaid.
- Gweithredu fel y prif bwynt cyswllt ar gyfer ymholiadau llogi ystafelloedd a gweithio ochr yn ochr â’r adran gyfrifon a’r tîm gwasanaethau i sicrhau cyflwyno didrafferth ac effeithlon.
- Cefnogi'r Rheolwr Gweithrediadau i recriwtio a chynefino staff a gwirfoddolwyr newydd a threfnu unrhyw hyfforddiant parhaus yn ôl yr angen (gan gynnwys adolygiadau staff a chamau gweithredu dilynol).
- Sicrhau bod pob aelod o staff Blaen y Tŷ yn derbyn y wybodaeth ddiweddaraf am bolisïau'r cwmni ac yn cydymffurfio â nhw ac yn dilyn y gweithdrefnau a nodir yn llawlyfr y cwmni.
- Trwy Reoli ar Ddyletswydd, ymateb i anghenion busnes dangosiadau/digwyddiadau (gan gynnwys dyletswyddau taflunio) ar sail rota, a meddu ar allwedd tra bod yr adeilad ar agor ar gyfer llogi’r ganolfan/gweithgareddau. Cyflawnir dyletswyddau yn unol â'r rheiny a nodir yn rhestr dasgau'r Rheolwr ar Ddyletswydd neu yn ôl cyfarwyddyd y Rheolwr Gweithrediadau.
- Sicrhau cydymffurfio â holl ofynion perthnasol rheoleiddiadau a thrwyddedu a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Mwldan a'r dogfennau ategol bob amser pan ar ddyletswydd. Yn unol â’r dogfennau hyn, cydnabod a derbyn cyfrifoldeb dros y cyhoedd, cwmnïau ac artistiaid sy'n ymweld, aelodau staff a gwirfoddolwyr.
- Cefnogi’r Rheolwr Gweithrediadau o ran cyflwyno ein rhaglen o ddigwyddiadau, yn fewnol, ac yn allanol hefyd yng Nghastell Aberteifi a Gŵyl Lleisiau Eraill.
- Cynorthwyo gyda'r gwaith o baratoi o flaen llaw ar gyfer digwyddiadau yn y rhaglen, gan drefnu llety a lletygarwch yn ôl yr angen.
Cyfrifoldebau ariannol a gweinyddol:
Cefnogi’r Rheolwr Gweithrediadau i gynllunio a datblygu mentrau’n strategol er mwyn gwella’r hyn yr ydym yn ei gynnig.
- Cefnogi'r Rheolwr Gweithrediadau i reoli'r gyllideb, cynllunio’r rota, a sicrhau y cedwir at ganllawiau ariannol i wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd.
- Cynorthwyo gyda'r bar gan gynnwys archebu, cyfrif stoc, glanhau, cynnal a chadw a chydymffurfio â thrwyddedu. Meddu ar ddull gweithredu cadarnhaol a llawn cyffro tuag at yr hyn sydd gennym ar werth yn ein bar ac ethos sy'n cyd-fynd â’n gwerthoedd brand.
- Cefnogi'r Rheolwr Gweithrediadau mewn cynllunio strategol, cysylltu â lleoliadau a chyflwyno Gŵyl Lleisiau Eraill Aberteifi.
- Cynorthwyo gydag ymholiadau cyffredinol gan aelodau o’r cyhoedd, llogwyr, swyddogion cymdeithasau cysylltiedig, perfformwyr, contractwyr, cyflenwyr a darpar gwsmeriaid (mewn cysylltiad ag aelodau eraill o’r tîm staff) mewn modd sy’n sicrhau bod y theatr yn rhedeg yn effeithlon a phroffidiol.
- Cynorthwyo gyda thasgau a dyletswyddau gweinyddol, gan gynnwys adroddiadau sioeau, Y Gymdeithas Hawliau Perfformio (PRS), adrodd ar werthiannau sinema, rheoli’r rota, rheoli Yesplan (system weinyddol y cwmni) ac unrhyw ddyletswyddau eraill a all fod yn ofynnol.
- Meddu ar ddealltwriaeth weithredol dda o Ticketsolve, ein system archebu ar-lein, er mwyn cynorthwyo gyda gwerthiannau swyddfa docynnau, cynnal a chadw systemau, trefnu digwyddiadau a pharatoi adroddiadau.
- Ymateb i ymholiadau, adborth neu gwynion gan gwsmeriaid mewn modd proffesiynol ac amserol, gan sicrhau cydymffurfio â'r Weithdrefn Gwyno drwy gofnodi, monitro ac adrodd yn ôl cyfarwyddyd y Rheolwr Gweithrediadau.
- Gweithredu o fewn canllawiau arfer gorau Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) bob amser.
- Cymryd cyfrifoldeb dros sicrhau bod bancio dyddiol yn cael ei gysoni'n gywir. Cyfrifoldeb achlysurol am fancio wythnosol yn ôl yr angen. Cadw cofnodion llawn a chywir o’r holl drafodion ariannol a gwneud pob ymdrech i sicrhau bod yr holl arian yn cael ei gadw’n ddiogel bob amser o fewn system sefydledig y ganolfan.
Cyfrifoldebau Rheoli Brand:
- Gweithio gyda’r tîm marchnata i hyrwyddo digwyddiadau, ymgysylltu â'r gymuned, ac alinio’r holl gyfathrebu â brandio'r cwmni a'n gwerthoedd brand.
Y Person
Eich cyfraniad chi i’r rôl:
- Mae’r gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol ar gyfer y rôl hon.
- Brwdfrydedd dros y celfyddydau ac ymrwymiad i wasanaethau cwsmeriaid rhagorol ac ymgysylltu â'r gymuned
- Sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol rhagorol, gyda'r gallu i ysgogi ac ysbrydoli eraill.
- Sgiliau arwain a rheoli tîm cryf, yn ddelfrydol gyda phrofiad mewn cysylltu â gwirfoddolwyr a’u cydlynu.
- Profiad profedig mewn rheoli gweithrediadau neu letygarwch, yn ddelfrydol o fewn amgylchedd diwylliannol neu artistig.
- Dull gweithredu rhagweithiol y gellir ei addasu, yn barod i fynd i’r afael â heriau yn uniongyrchol gydag agwedd gadarnhaol.
- Gwybodaeth am reoliadau iechyd a diogelwch sy'n berthnasol i leoliadau cyhoeddus.
- Y gallu i weithio oriau hyblyg, gan gynnwys gyda'r nos ac ar benwythnosau yn ôl yr angen.